Consejos para tener una flota de vehículos eficiente

En un entorno tan cambiante como el que vivimos, y en el actual contexto de incertidumbre, cada vez es más relevante optimizar los recursos de las compañías para garantizar su viabilidad a largo plazo.

La gestión de una flota de vehículos es un ejemplo que pone de manifiesto cómo un elemento auxiliar de una compañía podría suponer un importante lastre de no ser manejada de forma correcta. Una administración inadecuada tiene numerosos impactos, en función del ámbito de actuación de la compañía. Podría obstaculizar el alcance de los objetivos financieros, provocar ineficiencias de cara al cliente, o reflejarse en un incremento del deterioro de los activos de la empresa.

Pero monitorizar la flota no es sencillo, requiere coordinar procesos y monitorizar recursos que generan una elevada cantidad de datos.  Por ello, ejecutar dicha gestión de vehículos mediante sistemas tradicionales, no permite desbloquear todo el potencial de la información e incluso puede suponer un hándicap para la compañía.

El desarrollo de nuevas tecnologías nos da las herramientas necesarias para aplicar sistemas más eficientes. Las soluciones integradas de gestión de flotas permiten al usuario trabajar de forma más intuitiva, productiva y rentable, por lo que suponen un básico para todas aquellas empresas que cuenten con una flota de vehículos.

A continuación, compartimos contigo algunos consejos que permiten mejorar la gestión de una flota de vehículos a través del uso de un software específico.

1. Optimiza el tamaño de la flota

¿Se usan todos los activos de tu flota, o hay vehículos inmóviles bloqueando recursos? Cuantificar correctamente el número de activos que componen una flota es determinante para garantizar su eficiencia. 

El uso de datos telemáticos permite mejorar su uso al transmitir qué hace cada vehículo en cada momento. Analizar KPIs como distancia recorrida por cada vehículo, uso no autorizado fuera del horario laboral, o tiempo de conducción, permite determinar si el uso que le damos a cada activo es el más adecuado para los objetivos de la compañía.

2. Localiza los vehículos en tiempo real, y toma decisiones al instante

El uso de sistemas de gestión tradicionales no permite el uso de telemetrías, y por lo tanto, conocer la ubicación de un activo de la flota en tiempo real. Incorporar una solución integrada para ello permite al gestor ser reactivo ante sucesos relevantes, ya que el software muestra todos los movimientos de los vehículos a medida que ocurren. Esta información permite, entre otros usos:

• Reducir el kilometraje.
• Analizar las circunstancias bajo las que ocurre un accidente o infracción. 
• Asegurar que el vehículo no se conduzca fuera del uso autorizado.
• Mejorar los procesos internos.
• Encontrar el vehículo más cercano a una ubicación concreta.

3. Analiza consumos para elegir el mix energético más conveniente para tu empresa

El combustible es un pilar significativo en la estructura de costes de una empresa que cuente con una flota de vehículos. Por otro lado, la incertidumbre que rodea a la regulación del uso de cada tipo de combustible dificulta la elección del mix energético a aplicar a la hora de adquirir nuevos vehículos.

Lo que está claro, es que la tendencia es invertir en vehículos que incorporen tecnologías más eficientes. Identificar las rutas y ubicaciones más comunes, permite al gestor conocer el porcentaje de la flota susceptible de ser sustituido por ejemplo, por vehículos eléctricos que vayan a ser utilizados en entornos urbanos con recorridos cortos.

4. Toma decisiones estratégicas en base a datos

La enorme cantidad de datos que recoge una plataforma de gestión de flotas permite obtener los KPI’s más relevantes que impactan en el corto y largo plazo de las operaciones de la compañía, actualizándolos además en tiempo real, y mostrándolos en una interfaz personalizada según las preferencias del usuario. 

Gracias a la información de movilidad, por ejemplo, podemos conocer los kilómetros de cada trayecto, vehículo, marca, o tipo de vehículo. También sus ubicaciones, tanto en tiempo real como las más comunes. O el estado exacto del vehículo.

5. Automatiza la gestión de mantenimientos periódicos

La falta de mantenimiento puede ocasionar importantes pérdidas para la compañía. No llevar a cabo las revisiones del vehículo estipuladas por el fabricante, o realizar los ajustes periódicos necesarios, implican numerosas averías y una disminución de la vida útil, así como importantes riesgos para la seguridad vial.

Por otro lado, la planificación manual del mantenimiento consume mucho tiempo al gestor de flotas. Poder automatizar la notificación en caso de necesitar una revisión, así como concertar automáticamente las citas con el taller y los avisos al usuario del vehículo, mejora sustancialmente la eficiencia de las operaciones.

6. Optimiza las rutas de tus vehículos

Identificando los recorridos habituales y las zonas de tránsito más comunes, es posible adelantarse a los hechos y planificar el trabajo diario. Así, es posible determinar las rutas más eficientes, o identificar puntos de interés relevantes para la compañía.

Por ejemplo, al determinar en qué zonas se suelen mover los vehículos, es posible llegar a acuerdos con determinadas estaciones de servicio, parkings o talleres, consiguiendo importantes ahorros y mejorando los servicios ofrecidos al usuario del vehículo.

Aplicando estos consejos, es posible aumentar la productividad de tu flota de vehículos y mejorar el conocimiento de la misma, lo que repercute en una mayor eficiencia en la gestión empresarial y una reducción en los costes operativos.