Consecuencias de una mala gestión de flotas (y su solución)

Un control inadecuado de la flota de vehículos de tu empresa repercute no sólo en los costes generados por la misma o en la eficiencia de las operaciones, sino que puede tener efectos muy perjudiciales a largo plazo para la compañía.

La planificación de la actividad es uno de los retos de toda empresa que quiera optimizar su actividad. De no realizar una correcta gestión, nos enfrentamos a numerosos efectos:

1. Trabajar de forma manual.

Trabajar al margen de sistemas de gestión integrales y de forma manual provoca un alargamiento innecesario en el tiempo de gestión y unos elevados costes de oportunidad derivados de no aprovechar todo el potencial de los datos generados. Emplear un sinfín de hojas de Excel y datos sueltos, no dan una visión integral del estado de la flota.

2. Desconocimiento a la hora de tomar decisiones.

Una de las consecuencias más graves derivadas del punto anterior, es la falta de información necesaria para dirigir la flota de vehículos de forma estratégica. Desconocer por ejemplo cuál es el número de vehículos necesario, el combustible óptimo según los traslados, o el uso real que se le da a cada unidad, puede llevar a decisiones que a largo plazo afectarán a la estructura de costes de la compañía.

3. No saber el detalle de los siniestros e infracciones.

En ocasiones, cuando el vehículo sufre un accidente o es notificada una infracción, hay conflictos a la hora de aclarar las circunstancias que afectan a los costes asociados al seguro o a quién corresponde pagar dicha infracción. Conocer el detalle de la velocidad, horario, o estado del vehículo, ayudará a esclarecer dichas circunstancias.

4. Desconocer la localización y estado de los vehículos

Conocer el estado en tiempo real de cada activo y de forma automática, es uno de los inputs más valiosos para el gestor. Supone un enorme ahorro en tiempo derivado de procesos manuales, además de proporcionar información constante que se le da al mismo para prevenir usos no autorizados. Uniendo esta información al estado de este, se puede obtener una visión integral de su situación.

5. Más costes directamente relacionados al vehículo

Cuando no se realiza un análisis de la composición, uso y estado de la flota, ésta tiende a sobredimensionarse e incurrir en más costes asociados al mantenimiento. Así, se invierte en vehículos no empleados, que generan gastos pese a no ser rentables para la compañía.

Conocer el uso que se le da al vehículo permite organizar rutas más eficientes con un menor número de activos. También repercute en un mejor mantenimiento preventivo que ayuda a evitar el desgaste de los vehículos.

Cómo gestionar una flota de vehículos eficientemente

Esto son solo algunos de los problemas derivados de una mala gestión de flotas. La solución pasa por la adopción de procesos de digitalización. Para ello, será necesario integrar en la compañía un sistema de software en el que integrar el análisis del estado de los vehículos y que permita automatizar las operaciones de gestión.

Tecnologías como la telemetría, IoT y big data, facilitan un rastreo eficaz de cada vehículo, así como conectarlos para obtener información relevante y actualizada.

El uso de un software de gestión de flotas permite generar reportes de las operaciones, reunir en un único sistema y de forma visual los principales indicadores que determinan su uso, y supervisar de forma sencilla todos los activos de la compañía.

Así, la flota será más rentable y eficaz al trabajar en tiempo real, de forma automatizada, y a partir de datos que permitirán tomar decisiones estratégicas fundamentadas.